7 Tipps zur E-Mail-Organisation

An einem Standard-Arbeitstag schreibe ich irgendetwas zwischen 20 und 40 E-Mails und hänge nebenher auch viel am Telefon. Ihr erinnert euch: Ich bin PR-Beraterin. Bloggerin bin ich nur abends und am Wochenende. Als Blogger*in erhält man viele Mails. Wirklich viele Mails. Einmal sind da Pressemitteilungen von Versandlisten, in die man sich nie hat eintragen lassen. Dann sind da Kooperationsanfragen, die manchmal ganz wunderbar passen, manchmal aber auch so gar nicht. Eher meistens so gar nicht.

(Kurzer Zwischenruf: Die Kooperationsanfragen, die ihr hier im Blog umgesetzt seht, sind eine winzige positive Spitze eines riesigen, wirklich riesigen Eisbergs an Anfragen, die aus vielerlei Gründen nicht gepasst haben.) Und dann gibt es natürlich auch viele Leserfragen: zu Produkten, die ich verwendet habe, wie ich irgendetwas an meinem Layout gemacht habe, wie ich meine Fotos bearbeite, ... Alles mögliche! 

Da kommt einiges zusammen. Und ich ticke da so, dass ich mir am liebsten für jede einzelne Mail unglaublich viel Zeit nehmen möchte, so wie früher für Brieffreundschaften. Und ganz wunderbar auf alles eingehen. Und so. Das wäre der Idealfall. Tja, der Idealfall entspricht nicht immer dem Realfall.

Der Realfall ist: Ich habe vor allem unter der Woche nur sehr begrenzt Zeit. Ich bin froh, wenn ich es schaffe, in der Woche zwei oder drei Blogposts zu veröffentlichen. Wenn ich es schaffe. Mails kommen da noch mal obendrauf. Die schiebe ich dann oft vor mir her. Allerdings können E-Mails auch zum absoluten Stressfaktor werden, wenn man das Gefühl hat, man kommt nicht hinterher. Aber ich bin besser geworden. Viel besser. Weil ich mittlerweile meinen persönlichen Regeln folge, so gut es geht!




Meine Tipps rund ums Blogger-Postfach teile ich heute mit euch! Und ich bin mehr als dankbar, wenn ihr auch Tipps für mich habt!


Richte dir einen festen Zeitraum zum E-Mails-checken und lesen. 

„Oh, eine Benachrichtigung ... ah, eine E-Mail. Ich gucke mal!“ Das passiert sehr gern auf dem Weg zum Zug oder zwischen Tür und Angel in der Mittagspause. Du guckst „nur kurz“ in die Mail rein – und im schlimmsten Fall ist es etwas sehr Nerviges, über das du dir dann den ganzen Tag Gedanken machst. Deshalb: Richte dir einen festen Zeitraum ein, zu dem du E-Mails liest und beantwortest. Zum Beispiel, je nach Menge an Mails, die du so bekommst, immer abends eine halbe Stunde. Oder, wenn es nicht so viele sind, sogar nur einmal pro Woche. Das musst du selbst abschätzen! Wichtig ist nur, dass du dir fest Zeitpunkte bestimmst, zu denen zu in deinem Postfach unterwegs bist. Denn E-Mails zwischendurch zu beantworten, kann ein riesiger Zeitfresser werden! Erst wenn du dich um alles gebündelt kümmerst, merkst du, wie zeitaufwändig „mal schnell was beantworten“ eigentlich ist. Ausnahme: Wenn du eine dringende Mail versprochen hast oder auf eine wartest.
Und wenn du ganz sicher sein möchtest, unterwegs keine Mails zu sehen: Schalte die Benachrichtigungen deiner E-Mail-App auf dem Smartphone ganz einfach ab und schaue abends am Rechner.

Bei komplizierteren Mails, für die du länger brauchen wirst: Gib kurzes Feedback, bis wann du dich kümmerst. 

Natürlich lässt sich nicht jede E-Mail, um die du dich zu deiner all-abendlichen E-Mailzeit kümmern möchtest, in wenigen Sätzen beantworten. Manchmal geht es darum, ein großes Konzept auszuarbeiten. Und manchmal möchte man sich einfach so gerne viel Zeit nehmen. In so einem Fall finde ich es gut, dem Absender kurz die Rückmeldung zu geben, wann er mit einer Antwort rechnen kann. So wartet niemand auf eine Antwort, während ihr gar nicht dazu kommt, und ihr müsst euch nicht stressen, sondern setzt euch selber eine realistische Deadline. An diesem Konzept könnt ihr dann in Ruhe feilen.


Lass dich nicht stressen. 

Blogger unter euch kennen das. Einen Tag, nachdem man eine Mail erhalten hat, die man dreisterweise noch nicht beantwortet hat: „Ich wollte mal fragen, ob du dir schon Gedanken machen konntest...?“ Und ich denke mir: Leute, ich arbeite Vollzeit. Ich nutze nicht jede Sekunde meiner Freizeit, um mich um mein Postfach zu kümmern. Ich finde das ziemlich unprofessionell und versuche mich nicht immer darüber zu ärgern, wenn das wieder passiert. (Was oft ist.) Ich arbeite daran. Meistens ärgere ich mich dennoch. Gestresst fühle ich mich nicht, aber extrem genervt. Also mein Tipp an euch: Macht es anders als ich, lasst euch nicht stressen. Wenn ihr jemanden nicht kennt oder nicht schon vorhergehenden Kontakt hattet, kann nichts so wichtig sein, dass ihr es innerhalb eines Tages beantworten müsstet. Wie ich meine Zeit einteile, bestimme immer noch ich und nicht mir bis dahin unbekannte Mailschreiber. Knaller, der manchmal auch vorkommt, aber nicht so oft: Man ruft mich an, weil ich nicht geantwortet habe. Ja, ich muss meine Nummer ins Impressum schreiben, weil Vater Staat das so möchte. Und direkt darunter steht, man möge mich nicht anrufen. Ähm, ja.

Bereite dir Standardantworten für verschiedene Situationen vor. 

Ich bin mir sicher, ihr kennt das: Ihr bekommt immer wieder Anfragen, bei denen ihr denkt: Wie oft soll ich das noch beantworten? Da gibt es zwei Möglichkeiten. Möglichkeit 1: Ihr richtet euch FAQs im Blog ein. Die liest aber gefühlt niemand (Ist so!). Möglichkeit 2: Ihr bereitet euch Standardantworten vor. Zum Beispiel in meinem Fall für SEO-Agenturen, die sich Links erkaufen möchten, die „bitte nicht werblich gekennzeichnet“ werden sollen. Darauf gibt’s flott eine Standardantwort mit „Nein, weil halt.“ Oder wenn ihr immer wieder Fragen zu eurer Foto-Ausrüstung erhaltet. Das ist auch etwas, das man prima als Standardantwort vorbereiten kann. So bekommt die fragende Person eine ausführliche Antwort und ihr müsst nicht immer wieder die gleichen Erklärungen neu schreiben. Das klingt doch nach was!


Arbeite mit Ordnern. 

Mein Posteingang ist idealerweise komplett leer. Ja – denn ich verschiebe alle Mails, die ich bereits beantwortet habe, in Unterordner. Im Posteingang hängen lediglich die unbeantworteten Mails. (Manchmal länger, als sie sollten.) So übersehe ich nichts und weiß, was alles noch aussteht. Momentan sind es drei Mails, die noch im Posteingang hängen, weil ich sie noch nicht beantwortet habe oder noch irgendetwas damit machen muss. Aber wenn ich mal ein, zwei Tage lang keine Mails sortiere, geht das schnell in den zweistelligen Bereich hoch. Deshalb bin ich hier regelmäßig hinterher. Denn ein volles Postfach stresst mich. Und irgendwo ist es auch super-befriedigend, den Posteingang komplett leergeräumt zu haben. Außerdem ist euer Posteingang auf diesem Wege gleichzeitig eure TO DO-Liste. Alles, was nicht mehr in der Inbox liegt, ist bereits erledigt.

Lasse dich aus Mailinglisten austragen, die du ohnehin als Spam markieren würdest. 

Wenn du in Mailinglisten bist, innerhalb derer du regelmäßig bombardiert wirst: Lass dich austragen! Denn jeder Klick, eine unpersönliche, nur nervige Mail in den Spam zu verschieben oder zu löschen, ist ein Klick zu viel. Hier kannst du den Mailmassenstressfaktor ganz leicht runterschrauben, indem du darum bittest, dich austragen zu lassen.

Wenn du Urlaub oder keine Zeit hast: Richte dir eine Abwesenheitsmeldung ein. 

Wenn du weißt, dass du an einem größeren Projekt arbeitest, das all deine Aufmerksamkeit braucht: Richte dir eine Abwesenheitsmeldung ein. So vermeidest du von vorneherein „Ich wollte mal nachfragen.....?“-Mails. Und wenn du dir selbst Urlaub vom Postfach auferlegst, was du immer mal wieder tun solltest: Dann auch. Mein Tipp – richte dir nicht nur für die Zeit, in der du abwesend bist, eine automatische Antwort ein, sondern gönne dir Puffer drumherum. Du willst ja nicht in dem Moment, in dem du wieder verfügbar bist, direkt deine Mailflut abarbeiten. Und auch hier: Nicht stressen!


Was stresst euch persönlich am meisten, was euer Postfach angeht? Welche Tipps haben sich bei euch bewährt?

Kommentare

  1. Ohh, schöne Tipps! Die erinnern mich an meine Zeit als ich noch Vollzeit gearbeitet habe bevor ich ein Kind bekam. Das mit dem Mailpostfach mache ich hier auch so, nur die Mails lesen muss ich immer sofort, das halte ich nicht aus. Haha.
    Liebe Grüße,
    Daniela

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  2. Super Tipps!
    Heutzutage muss man wirklich gut organisiert sein und darf auch nicht jeden Newsletter bestellen.
    LG Sandra

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  3. tolle Tipps, vielen Dank dafür. Ich sollte mich auch mal aus so manchen Newslettern austragen. Denn viele verschiebe ich ohne überhaupt zu schauen was es genau ist. Und wenn dann mal mehr als 10 E-Mails im Postfach liegen verfällt man leicht in Stress.

    Gruß Steffi

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  4. Ich muss gestehen, ich bin ein absoluter Email-Schlumpi. Ich lese die zwar, aber wenn es nicht wichtig ist (und das ist es selten) nehme ich die nur zu Kenntnis und mache mir nicht die Mühe zu antworten, meistens vergesse ich sie sowieso, sobald sie etwas nach unten gerutscht sind. Ich hasse Emails und für private Korrespondenz nutze ich tatsächlich noch die gute alte Post. Bis jetzt hat sich noch jeder gefreut, der eine Karte oder einen Brief von mir bekommen hat.
    Newsletter (wenn es mich nicht grad interessiert), Werbung etc. häkel ich nur an und werden alle auf einmal ungesehen gelöscht.
    Ich persönlich mache mir immer Gedanken darum ob ich jetzt jemanden auf die Nerven gehen könnte. Letztens hatte ich eine relativ dringende Angelegenheit und da habe ich nach einer Woche erst nachgefragt ob denn die Email angekommen ist (sie war durchgerutscht, und wurde mir dann drei Tage, nachdem ich nachgehakt hatte und mein Anliegen nochmal geschildert hatte mit einer völlig andeen Aussage doch noch beantwortet obwohl es erst hies, dass meine erste Email nie angekommen sei.... - soviel zum Thema Organisation ;) )

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  5. Ach, der Punkt "Lass dich nich stressen" ist genau das, was ich auch immer wieder erzähle, aber keiner glauben will.

    Wir machen ja auch Influencer Marketing und für einige Kunden sind das oft spezielle Themengebiete und es werden Blogger/Youtuber gebraucht, zu denen wir bisher noch keinen Kontakt hatten. Weil: Spezial-Themen. Und bereits schon einen Tag, nachdem ich die Anfrage rausschicke, fragt der Kunde bei mir nach Feedback. Wenn ich dann sage: Hey, dass sind Blogger, die haben alle einen Job, da kann man nicht nach 24h Feedback erwarten" kommt meist nur ein "Ruf da an/Schick einen Reminder" - und ich finde das super nervig. Das mag zwar in der klassischen PR mit Journalisten-Kontakten so funktionieren, aber bei Bloggern ist das einfach nicht der richtige Weg. Ich fühle mich dann immer so, dass ich mich den Leuten aufdränge und jede eventuelle Kooperation bereits durch meine nervigen Anfragen im Keim ersticke. Hoffe wir erziehen uns Kunden noch ein bbisschen in die Richtung...

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    1. Das kenn ich ganz genauso auch! Journalisten sitzen den ganzen Tag in der Redaktion und an deren Responsiveness ist der Kunde gewöhnt. Dass man das gleiche Schema nicht auf Blogger übertragen kann, die eben nicht 8 Stunden am Schreibtisch vor ihrem Blog sitzen, ist leider Erziehungssache beim Kunden. Nervig, aber hoffentlich wirkungsvoll auf lange Sicht!

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  6. Sehr hilfreiche Tipps! Ich habe zwar nicht so viele Mails im Postfach aber das ein oder andere konnte ich auch als privat Person nutzen. :)

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  7. Du hast einfach de besten Tipps...werd mir so manches zu Herzen nehmen...

    Hob no an feinen Tog Bussaaalleeee bis bald de Birgit

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  8. Total hilfreiche Tipps. Danke. Ich liiiiebe Ordnung und bin immer offen für neue bzw. andere Wege Dinge so ordentlich wie möglich zu halten.

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  9. Huhu Lisa,
    vielen Dank für diesen Beitrag. Es war für mich sehr interessant mal zu lesen, wie andere Blogger sich organisieren. Ich bin auch so jemand, der sofort am gleichen Tag alles beantworten will. Allerdings arbeite ich auch Vollzeit. Dann möchte man noch Posts vorbereiten und einstellen, man möchte vielleicht noch eine Leserunde mitverfolgen und auch mal auf anderen Blogs kommentieren. Außerdem möchte man die Kommentare auf dem eigenen Blog auch beantworten. Emails kommen dann noch dazu und lesen möchte man ja auch noch etwas ;o) Ich bekomme das irgendwie immer alles gemanaged.Das was anfällt versuche ich am gleichen Tag zu erledigen. Manchmal dauert es auch noch einen Tag länger. So gibt es bei mir mal Stresstage und manchmal ist es etwas ruhiger. Ein richtiges Symstem habe ich da nicht. Außer beim Schreiben von Posts. Das erfolgt an den Vormittagen am Wochenende.
    Sehr schöner Artikel.
    Ganz liebe Grüße Tanja

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  10. Oh was für tolle Tipps, da muss ich ein paar gleich mal beherzigen. Mich stresst auch nichts mehr als ein voller Posteingang.
    lg Sandra

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  11. Ich finde dein Blog einfach super Klasse und super tolle Beiträge dir wirklich helfen.

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  12. Ich bekommen zum Glück nicht so viele Mails, sodass ich mich da gar nicht groß stressen muss. Das mit den Unterordnern handhabe ich auf der Arbeit aber auch so. Leer habe ich meinen Posteingang zwar nie wirklich bekommen, aber zumindest hatte ich jeden Abend das Ziel, unter einer gewissen Anzahl an Mails zu bleiben. Das hilft wirklich ungemein bei der Übersicht. Für den Blog brauche ich das wie gesagt nicht, da habe ich keine große Mailflut.

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  13. Liebe Lisa, tolle Tipps! Ich gehe sehr ähnlich mit meiner E-Mail-Flut um. Das einziege was ich noch mache ist mir die Mails, welche ich noch im Auge behalten möchte und daher noch nicht in Unterordner verschoben habe, farbig zu markieren. So sehe ich auf einem Blick welche Mail noch bearbeitet werden müssen (orange), bei welcher Mail ich noch auf eine Antwort/Feedback warte (grün) etc. pp. Das hilft mir in meiner alltäglichen Arbeit enorm.

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  14. Super Tipps - ich habe gerade erstmal wieder meinen Posteingang aufgeräumt und habe da jetzt nur noch Newsletter drin, die ich bislang nur überflogen habe, aber ausführlich lesen will.

    Ich bin mittlerweile dazu übergegangen, wirklich viele Unterordner zu machen. Das war anfangs noch anders, da hatte ich irgendwie "Kooperationen", "Events" und "Andere Blogger" - wiedergefunden hab ich natürlich nichts, wenn ich es brauchte.

    Was mir hilft, ist der berühmte ruhige Moment, an dem alles andere hinten ansteht und wirklich mal flott die Mails abgearbeitet werden. Dann stressen die nämlich nicht weiter :)

    Liebe Grüße
    Caro

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  15. Da sind ganz tolle Tipps bzw. Hilfen mit dabei!
    Vielen Dank dafür! :)

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  16. Wunderbare Tipps, liebe Lisa! :)

    Ich arbeite da ganz ähnlich - private Emails rufe ich nur morgens und abends ab, tagsüber konzentriere ich mich voll auf meinen Job.
    Sobald ich eine Mail beantwortet habe, verschiebe ich sie aus dem Posteingang direkt in einen Archiv-Ordner. So sehe ich direkt, was noch offen ist und was nicht. Früher ließ ich alles im Posteingang und unbeantwortete Mails wurden im Laufe der Zeit schlichtweg begraben, bis ich sie völlig vergessen hatte.

    In der Firma ist es wichtig, dass ich meine Emails möglichst zeitnah checke (weil bspw. eine Meetingeinladung für 30min später eintrudelt), daher schaue ich dort relativ häufig in mein Postfach. Allerdings habe ich die Benachrichtigungen ausgestellt, weil mich das jedesmal aus einer anderen Aufgabe herausgerissen hat. Es ist unglaublich, wie viel mehr Zeit man für seinen Krempel braucht, wenn man nicht erst einfach eine Aufgabe erledigt und _dann in die Mails guckt, sondern sich alle paar Minuten unterbricht, auf die Mail konzentriert, dann den Faden bei der anderen Aufgabe wiederfinden muss und im Hinterkopf an einer Antwort für die Mail rumformuliert... das ist Murks.

    Von unliebsamen Newsletter abmelden - das ist so einer der Punkte, die bei mir unglaublich viel Stress rausgenommen haben.


    Liebe Grüße
    Anne

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  17. Liebe Lisa,

    danke für diesen tollen Beitrag!
    Vor allem der Tipp mit den Unterordnern klingt genau nach dem, was ich gesucht habe :)

    Ich wünsche dir noch eine schöne Woche und alles Liebe,
    deine Rosy ♥

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